zasto

Evidencija radnog vremena zaposlenih sa našim sistemom omogućava poslodavcu povećanje produktivnosti preko povećanja radne discipline, kontrolu kašnjenja i bolje praćenje odsustva. Zaposleni imaju jasan uvid u spisak svojih dolazaka i odlazaka. Ručni procesi se zamenjuju automatskim pa se smanjuju rizici od grešaka koje često nastaju pri ručnom obračunu radnih sati. Osoblje u ljudskim resursima (HR odeljenjima) koje se angažovalo pri ručnoj kontroli radnog vremena će imati više vremena za druge administrativne zadatke u kompaniji. Ovaj sistem uklanja svaku sumnju u vezi sa brojem sati provedenih na radnom mestu i omogućava poslodavcu da ima pouzdan dokaz o prisustvu radnika. Rad je najznačajniji resurs kojim firma može upravljati u čemu im lako i jednostavno može pomoći naše rešenje za evidenciju radnog vremena.

Standardni sistem za evidenciju radnog vremena se sastoji od:

• terminala ili kontrolera za registraciju događaja
• beskontaktnih kartica/ključića za čekiranje na terminalima
• softvera za evidenciju radnog vremena

produktivnost

Najbitniji resurs svake kompanije su njeni zaposleni, ali isto tako za svaku kompaniju je jako bitno da zaposleni poštuju propisano vreme prijave dolaska i odlaska s posla. Zbog toga je potrebno imati tačno i precizno automatsko praćenje dolazaka i odlazaka sa posla. Poslodavac – rukovodilac može onda, na osnovu pregleda tih radnih sati u realnom vremenu, na lak i brz način steći sliku o zaposlenom, njegovim navikama i njegovoj ozbiljnosti prema poslu koji obavlja. Automatski sistem evidencije radnog vremena utiče na smanjenje kašnjenja i izostanaka sa posla, kao i ranijih odlazaka. Takođe, radnik koji poštuje radno vreme uvek će biti i više vrednovan od strane svojih kolega i od strane poslodavca. Poštovanjem radnog vremena poboljšava se i radna atmosfera u preduzeću i smanjuje se mogućnost nesporazuma između radnika.

Dešava se da je toku radnog dana potrebno izaći zbog privatnih obaveza (odlazak kod doktora, u banku...), napraviti pauzu..., a onda kompanija izgubljeno vreme pokušava nadoknaditi tako što svi radnici ostaju duže na poslu. U tom slučaju se kod radnika koji poštuju radno vreme stvara osećaj nezadovoljstva ako njihov prekovremeni rad nije adekvatno evidentiran i plaćen. Ako firma ima implementiran sistem za evidenciju radnog vremena može tačno utvrditi period koji je zaposleni proveo na poslu, a koliko na pauzi, privatnom odsustvu, da li ima i koliko prekovremenog rada i slično.

Bez obzira čime se Vaša firma bavi, povećanje produktivnosti radne snage je nešto što bi joj u krajnjem slučaju obezbedilo bolji položaj na današnjem veoma konkurentnom tržištu, a radnicima sigurniji i bolje plaćen posao.

zakon

Pojam radnog vremena se bliže definiše u Zakonu o radu kroz član 50 kao "vremenski period u kom je zaposleni dužan da obavlja poslove, prema nalozima poslodavca, na mestu gde se poslovi obavljaju, u skladu sa zakonom". Član 50 takođe posebno definiše i rad na daljinu, tj. rad od kuće kao "period radnog vremena u okviru ugovorenog radnog vremena gde zaposleni poslove obavlja od kuće".

Iako se sistem za evidenciju radnog vremena može koristiti u prostorijama poslodavca, registrujući događaje preko jednog ili više terminala ili kontrolera, u slučaju "rada na daljinu" korisniku može pomoći naša aplikacija za mobilnu evidenciju. Upotrebom pametnog telefona ili PC računara/laptopa moguće je registrovati početak i kraj rada na udaljenim lokacijama i u skladu sa tim administrator može imati uvid u radne sate zaposlenog koji radi na ovaj način.

Svi podaci koji se prikupljaju sa terminala ili kontrolera se nalaze na računaru gde je instaliran softver za evidenciju radnog vremena, tj. u prostorijama korisnika. Podaci se ne drže na cloud-u, internetu, niti im se može pristupati bez instalacije softvera na računar ovlašćenog lica što povećava bezbednost sistema. Firma treba da ima ovlašćenu osobu, tj. administratora koja tim podacima može pristupati poštujući sve bezbednosne norme i protokole, u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti ("Sl. glasnik RS", br. 87/2018).

troskovi

Sve uspešne kompanije žele da pronađu najbolji način kako da povećaju svoju produktivnost, kao i da smanje svoje troškove. Primenom našeg rešenja preduzeće može brzo povećati svoju produktivnost tako što štedi i novac i vreme zamenom ručnog evidentiranja sa automatskim, povećava radnu disciplinu i efikasnije vrši upravljanje radnim vremenom. Računanje radnog vremena zaposlenih je precizno i tačno, a moguće je pratiti različite tipove događaja. Na osnovu potreba Vaše kompanije i ovih informacija može se formirati veliki broj izveštaja koji daju rukovodiocima preduzeća neposredan uvid u efikasnost svojih zaposlenih. Firme koje implementiraju ovakav sistem mogu očekivati veoma brz povraćaj svoje investicije, kroz korišćenje dobijenih podataka za pravedniji, bolji obračun ličnih dohodaka i poboljšanje poslovanja. Da bi obračun radnih sati bio obrađen na najefikasniji način potrebno je pre svega da program za evidenciju radnog vremena bude okrenut potrebama korisnika i da ima nekoliko bitnih karakteristika:

lako

Korišćenje programa je intuitivno i jednostavno. Softver obezbeđuje jednostavan interfejs za pristup potrebnim podacima, obradu događaja i kreiranje izveštaja. Ove izveštaje, formirane na osnovu obrade informacija iz terminala ili kontrolera, je moguće izvesti (eksportovati) u različite formate (pdf, doc, xls, xml, ods, dbf, html, txt, csv...). Ovi izveštaji se onda mogu koristiti za uvoz (import) u bilo koji softver za obračun plata. Uz pomoć ugrađenog dizajnera, izveštaje možete uvek prilagoditi Vašim potrebama. Aplikacija je višejezična i trenutno podržava nekoliko jezika. Prevod softvera koji se čuva u posebnom fajlu koji se može izmeniti korišćenjem specijalnog programa za editovanje prevoda. Implementacija digitalnog potpisa obezbeđuje jednostavnu i bezbednu potvrdu identiteta aplikacije što minimizuje bezbednosna upozorenja i omogućuje bolji rad na računaru sa antivirusnim programima.

brzo

Evidencija radnog vremena je moguća odmah nakon kratkog podešavanja i brze instalacije našeg ervTimeAtt softvera. Možete da počnete da se čekirate i pratite događaje 10-tak minuta nakon instalacije. Primenom naših rešenja možete izbeći dugo čitanje priručnika. Ne morate naučiti stotine komplikovanih opcija i postavki, jer je sve urađeno na najjednostavniji mogući način. Program dolazi sa kompletnim korisničkim priručnikom u pdf formatu koji jasno i detaljno opisuje načine kako koristiti naš softver i kako uraditi proces instalacije.

izvestaji

Pomoću programa možete pratiti sve vrste događaja, kao npr. dolazak i odlazak, tj. prijava i odjava sa posla, pauze, privatni izlazi, terenski rad, itd... Ako najčešće korišćeni tipovi događaja nisu oni koji su Vam potrebni, jednostavno ih možete izmeniti ili dodati nove i početi da ih pratite. Pored praćenja vremena koje zaposleni provodi na poslu, kompanije mogu pratiti i odsustva: godišnji odmor, bolovanje, praznike, davanje krvi, vatrogasne vežbe... Vaša kompanija može voditi detaljnu evidenciju o prisustvu zaposlenih, da li dolaze na vreme na posao ili kasne. Takođe mogu pratiti radno vreme neradnim danima, prekovremeni rad... Na osnovu ovih podataka možete napraviti izveštaje koje odgovaraju potrebama kompanije, za jednog zaposlenog ili odeljenje, za odabrani period, npr. izveštaje na dnevnom, nedeljnom ili mesečnom nivou. U programu možete voditi i "mini" evidenciju zaposlenih sa njihovim osnovnim informacijama - adresa, telefon, slika... Ako zaposleni ima ličnu kartu sa čipom možete jednostavno preuzeti njegove podatke preko čitača smart kartica, nije ih potrebno ručno unositi.

karneti

Softver za evidenciju radnog vremena može da kreira mnogo tipova izveštaja od kojih su najznačajniji karneti u kojima korisnik ima potpuni mesečni pregled za radne sate svih zaposlenih na jednom listu papira. Format u kom se prikazuju ovi rezultati se može podesiti što omogućava jednostavniju integraciju sa programima za obračun zarada. U karnetu korisnik ima kompletan pregled suma svih događaja, ali ako želi detaljne podatke kada je zaposleni imao dolazak i odlazak, na kom ulazu, može da koristi detaljne izveštaje koji prikazuje sve evidencije u toku dana.

Pri izradi izveštaja posebnu pažnju smo obraćali da administratorima olakšamo upravljanje događajima. Softver automatski, vizuelno, označava posebnom bojom dane ako pri evidentiranju postoji greška. Ovo umnogome olakšava administraciju događaja i administrator lako može uočiti u grupi podataka one koji su problematični i posvetiti se samo njima.

Izveštaji koji se kreiraju u softveru su korisniku dostupni da ih može dodatno prilagoditi svojim potrebama. Imate mogućnost prilagođavanja izgleda (pozicija kolona, dodavanje, brisanje kolona, font, veličina, boja...). Ova opcija je otključana za sve korisnike softvera, detalje o korišćenju report designera možete pronaći na linku: Fast Report. Kreiranje sopstvenih izveštaja korisnik može raditi sam, uz pomoć on-line uputstva (imajte u vidu da je ovo jedina opcija softvera za koju ne dajemo tehničku podršku). Praksa je pokazala da veliki broj ljudi u IT sektoru zna da koristi ove napredne opcije i veoma brzo može njima ovladati. Ako želite izveštaj prilagođen samo Vašim potrebama, a ne želite da ga izradite sami, naši ovlašćeni distributeri ili mi možemo da Vam ponudimo izradu izveštaja u željenoj formi uz minimalnu novčanu naknadu. Iznos ove naknade zavisi od vremena potrebnog da se izradi izveštaj definisan od strane kupca.

excel

Najčešći format pri eksportu podataka iz programa je xls i xlsx format, iako pored njega softver može da eksportuje podatke u još mnogo formata (pdf, doc, txt, csv...). Ovaj format se najčešće koristi kada je potrebno prebaciti podatke u softver za obračun zarada. Za obradu podataka u ovom formatu potrebno je da imate instaliran softver kao što je Microsoft Excel. Kada se izveštaj kreira i otvori u Excel-u ima odličnu preglednost i svaka ćelija sa podatkom je lako dostupna. Iz ovih izveštaja potrebni podaci se mogu "izvući" na jednostavan i lak način.

mail

Pored mnogo formata (xls, pdf, doc, txt, csv...) administrator može, kada izradi izveštaj, da ga pošalje na mail adresu obračunskog odeljenja. Pri prvom slanju potrebno podesiti parametre, korisničko ime i lozinku preko kog se mail šalje. Ovaj nalog je potrebno popuniti samo prvi put uz konsultacije sa vašim IT odeljenjem i odabrati tip formata u kom želite da pošaljete izveštaj. Nakon toga slanje izveštaja nakon izrade je automatizovano sa prepodešenim vrednostima.

elektronska

Mogućnost softverske evidencije događaja na udaljenim lokacijama preko Android i Windows aplikacija postaje sve važnija s obzirom da danas sve više zaposlenih obavlja svoje radne zadatke van tradicionalnih kancelarijskih prostora, na terenu. Praćenje prisustva na udaljenim lokacijama sve više postaje ključno za efikasno upravljanje radnim zadacima.

Za takve specifične slučajeve evidencija radnog vremena se može raditi sa aplikacijom koja može da radi i na Android i Windows platformi. Ovakvo rešenje štedi kompaniji i novac jer najčešće nisu potrebna nikakva ulaganja u dodatnu hardversku opremu ni u instalaciju (kablove, priključke, montažu,...), a na jednostavan način se proširuje funkcionalnost sistema za evidenciju radnog vremena za zaposlene koji rade na terenu.

Sa aplikacijom ervTimeClock možete imati mobilnu evidenciju radnog vremena na Android i Windows platformi, sa udaljene lokacije, od kuće, sa terena, itd... Ako se evidencija radnog vremena radi za jednog zaposlenog, nije potrebna ni kartica, radnik se evidentira nakon potvrde odabranog događaja, a ako se evidencija radi za grupu korisnika, onda Vam je potreban mobilni telefon sa NFC-om ili PC/laptop sa USB čitačem. U slučaju potrebe, ako uređaj ima prednju kameru, moguće je imati i sliku osobe koja se evidentirala što smanjuje mogućnost "lažnih evidencija". Uz ervWeb modul koji može da radi na bilo kom uređaju (laptop, PC...) i bilo kojoj platformi (Windows, Android, iOS...) moguće je imati i jednostavan pregled događaja.

uređaji

Program za evidenciju radnog vremena podržava više različitih hardverskih uređaja koji evidentiraju prisutnost na poslu. Svaki uređaj ima svoje karakteristike koje ga čine najboljim za upotrebu u nekoj specifičnoj situaciji od nekog drugog. Terminali mogu da funkcionišu bez stalne veze sa računarom jer koriste svoju internu memoriju da pamte podatke, a može im se dodati i neprekidno napajanje, pa će sistem raditi i u slučaju nestanka električne energije. Računar na kome je instalirana aplikacija za radne sate, preuzima sve registracije iz terminala i upisuje ih u bazu.

konfiguracija

U zavisnosti od potrebe i zahteva kupca, definišemo koji je uređaj-terminal ili kontroler potrebno koristiti za evidenciju radnog vremena. Svaki slučaj je posebna situacija za sebe, ali za kupca je za početak najbitnije pri odabiru terminala ili kontrolera da zna koje događaje želi da evidentira i za koliko radnika. Mala preduzeća sa malim brojem zaposlenih ne moraju preterano da vode računa oko broja terminala ili kontrolera, dok je za srednja preduzeća bitno (a pogotovo za velika preduzeća sa velikim brojem zaposlenih) da imaju odgovarajući broj mesta na kojim bi se mogla vršiti evidencija radnog vremena. Takođe, za veliku kompaniju se mora uzeti i u obzir koliko vremena je potrebno administratoru da administrira sve događaje (ako neki nedostaje zašto nedostaje, ako se neko dva puta evidentirao zašto se evidentirao ...) pa je nekad pogodnije da evidentiraju manji broj događaja. Velikim kompanijama je bitno i da prolazak zaposlenih kroz kapiju/vrata/ulaz bude što brži. U tu svrhu se mogu koristiti uređaji koji nemaju funkciju odabira događaja preko tastera. Ovo omogućava da radnici ne moraju pritiskati tastere već jednostavno prislanjaju karticu ili tag na određeno mesto, tj. čitač ili terminal koji je predviđen za praćenje dolaska ili odlaska. Ako se evidencija događaja obavlja sa kontrolerima na koje se povezuju čitači, tip događaja koji se evidentira se može podesiti za svaku grupu čitača posebno, npr. čitači gde se evidentira dolazak i odlazak sa posla, ili čitači gde se evidentira dolazak ili odlazak u kantinu, na pauzu ili slično.

Terminali sa funkcijskim tasterima mogu da evidentiraju više tipova događaja. Preko funkcijskih tastera se prvo odabere tip događaja (radno vreme, pauze, službeno, privatno, ...), a nakon toga se evidentira zaposleni prinošenjem kartice ili tag-a na određeno mesto. Sofisticiraniji terminali kao što je S880 imaju mogućnost da zapamte zadnje evidentirani događaj i da npr. ako grupa zaposlenih izlazi sa posla, dovoljno je da prvi zaposleni odabere tip događaja i da se evidentira, a da ostali samo prislanjaju karticu radi evidencije i na taj način se ubrzava protok ljudi. Isto tako moguće je podesiti terminal tako da određeni događaj, tj. funkcijski taster bude aktivan u određenom periodu dana, npr. u prepodnevnim časovima da bude aktivna "Prijava", a u popodnevnim "Odjava" sa posla. U slučaju da terminal ima integrisanu kameru moguće je u trenutku evidencije napraviti sliku osobe koja se čekirala, što umnogome smanjuje mogućnost "lažnog" prijavljivanja, tj. evidencije nekog drugog umesto stvarnog vlasnika kartice. Ukoliko postoji bilo kakva sumnja u identitet osobe koja se evidentirala u softveru je moguće da se iz baze fotografija zaposlenih proveri identitet i tačno vreme očitavanja i uporedi sa slikom događaja. Na taj način se u svakom trenutku vrši potpuna kontrola lica koja ulaze ili izlaze iz objekta.

registracija

Na tržištu postoji mnogo uređaja koji nude različite načine identifikacije. Evidencija radnog vremena putem kartice ili tag-a se u praksi pokazala kao najbolja u smislu brzine i jednostavnosti. Potrebno je da radnik približi karticu ili tag na određeno mesto (obično obeleženo sa odgovarajućim simbolom) na određenu daljinu i kartica će biti evidentirana. Uređaje novije generacije predstavljaju terminali sa mogućnošću evidencije otiskom prsta ili prepoznavanjem lica. Iz našeg dugogodišnjeg iskustva u praksi, uređaji koji kao detekciju koriste optički senzor za otisak prsta imaju osetljivo staklo koje je potrebno često čistiti i koje je moguće izgrebati ako se neadekvatno koristi. U slučaju da je zbog toga potrebno često raditi zamenu stakla smanjuje se upotrebljivost uređaja u realnim situacijama, dok su potencijalni problemi sa tehnologijom prepoznavanja lica manja preciznost u detekciji (npr. prepoznavanje sa naočarima i bez, osobe koji su blizanci, promena frizure, šminke..., starenje lica) i manjak pravnog osnova u pogledu usklađenosti sa zakonom o zaštiti privatnosti.

Pri evidenciji događaja potrebno je poštovati pravilan redosled, tj. potrebno je uvek prvo evidentirati dolazak koristeći tastere "Prijava" ili npr. "Početak pauze", pa onda odlazak sa tasterima "Odjava" ili npr. "Kraj pauze". Takođe, tip događaja (Radno Vreme, Pauza, Privatno, Službeno...) igra važnu ulogu pri obračunu radnih sati. Svaki tip događaja predstavlja određeni funkcijski taster na terminalu ili čitač. Svi događaji se mogu obračunavati na različite načine u zavisnosti od podešavanja u softveru.

Nakon montaže moguće je odštampati i postaviti pored terminala uputstvo za registraciju događaja.

kontrola

Za razliku od evidencije radnog vremena, kontrola pristupa, pored pregleda i obrade događaja, mora obezbediti i kvalitetnu tehničku zaštitu objekta. Uređaji za registraciju događaja mogu obezbediti samo osnovnu kontrolu pristupa ulaska i izlaska na jednim vratima. Uz upotrebu C3 kontrolera se može ostvariti kontrola pristupa na više vrata ili na turniketu. Za objekte gde je sigurnost pri prolasku kroz vrata prioritet npr. gde se obezbeđuje ulazak u server sobu ili slično preporučujemo upotrebu sistema koji rade na mifare tehnologiji, tj. preporučeni su sistemi gde oprema radi na 13,56 Mhz.

Primer rešenja sistema gde je potrebna samo osnovna kontrola pristupa sa proširenjem sa sistemom evidencije radnog vremena je kombinacija terminala SCR100 sa wiegand čitačem. Sa njim je moguće pored kontrole vrata imati i osnovno praćenje dolaska i odlaska, tj. prisustva zaposlenog. Terminal nema funkcijskih tastera pa je upotreba jednostavna, kartica se prisloni na određeno mesto i vrata se, ako korisnik ima pravo pristupa, otvaraju.

C3 kontroleri su namenjeni kontroli pristupa preko RFID 125kHz ili mifare čitača. Prave se u varijantama za jedna ili dvoje vrata. Posebna vrsta kontrolera je kontroler sa četiri releja, on može da kontroliše dvoja vrata dvostrano ili četvoro vrata jednostrano, a najčešće se koristi za prolaz zaposlenih sa turniketima. Pošto ima četiri releja moguće je aktivirati turniket da se okreće u obe strane.

BCM kontroleri predstavljaju naprednu kontrolu pristupa sa mnogo opcija. Poseduje sopstveni softver za kontrolu pristupa kojem se može pristupiti preko bilo kojeg web pretraživača i podešavati prava pristupa za svakog korisnika, a u slučaju potrebe može se proširiti sa sistemom za evidenciju radnog vremena. Takođe, može se koristiti za kontrolu parkinga, liftova, izdavanja apartmana, itd... Ako je potrebno obezbediti sigurnu tehničku zaštitu objekta preporučljivo ju je koristiti uz mifare EV2 high-security RFID kartice koje pružaju maksimalnu sigurnost i imaju zaštitu od kopiranja kartica. Ova oprema poseduje Security Grade IV standard, koji je najveći sigurnosni standard u industriji.

reference

Naš cilj je da pomognemo našim klijentima da efikasnije vode svoje poslovanje, uz opremu najnovije generacije, pomažući im da steknu bolji uvid u svoje poslovne aktivnosti i pružajući im trajne prednosti automatizacijom poslovnih procesa. Preduzeća ili firme koje uspevaju da povećaju produktivnost poslovanja i imaju najbolje rezultate sa najmanje troškova će sigurno imati uspešnu budućnost. Prijavite se na naš newsletter kako bi ste uvek imali najnovije informacije o našim sistemima.

Zahvaljujući poslovnom rešenju zasnovanom na savremenom sistemu evidencije radnog vremena, uz vrhunski kvalitet usluge i visok nivo posvećenosti svakom kupcu, imamo čast da sarađujemo sa mnogim kompanijama. Naši klijenti su i velike i male kompanije, hoteli, bolnice... U našoj dugogodišnjoj praksi smo dizajnirali mnoge sisteme koji najbolje odgovaraju potrebama korisnika, kao i rešavali postavljene zahteve sa pravim savetima i efektnom tehničkom podrškom. Tehnička podrška podrazumeva:

• Konsultacije i besplatna stručna tehnička podrška pri odabiru opreme, putem elektronske kontakt-forme ili na naš e-mail
• Daljinska podrška uz pomoć programa za pristup računaru na daljinu (AnyDesk)